Dienstpläne schneller

Mehr Zeit für das Tagesgeschäft durch messbare Zeitersparnis bei der Dienstplanerstellung sowie eine gerechtere und gleichmäßigere Dienstverteilung: die APS Airport Personal Service GmbH konnte mit ihrem neuen Personaleinsatzplanungssystem von Anfang an rasche Erfolge verbuchen.

Die Anforderungen an ein Personaldienstleistungsunternehmen sind vor dem Hintergrund eines tiefgreifenden Paradigmenwechsels infolge des demografischen Wandels in der Arbeitsorganisation gestiegen. Statt den früheren starren Abteilungsstrukturen werden heute flache Hierarchien und flexible, selbstständig sowie ergebnisorientiert arbeitende Teams bevorzugt. Auch die APS Airport Personal Service GmbH ist von diesem Wandel betroffen und hat hierfür nach einer Lösung für eine bessere, effizientere Personaleinsatzplanung gesucht.

Umständliche Copy-Paste-Vorgänge zwischen Excel und Access
Bislang wurden die Daten der 2.400 Mitarbeiter noch händisch bearbeitet: Die nötigen Daten wie Urlaubswünsche und Dienstpläne wurden einer Access-Datenbank entnommen, in eine Excel-Tabelle hineinkopiert und danach auf einem Formblatt gesammelt. Mithilfe von sogenannten Rasterplänen wurden dann aus den vielen Kennzahlen Dienstpläne erstellt, die am Ende wieder in der Access-Datenbank eingepflegt werden mussten – per umständlichen Copy-and-Paste-Vorgang. Das Vorgehen erforderte einen Disponenten pro Dienststelle. „Bei so vielen Parametern und Vorgängen war es uns wichtig, von der Excel-Tabelle wegzukommen, hin zu einer übersichtlicheren, praktischen Lösung, die alles unter einem Dach zusammenfasst und administriert. Ziel war es, künftig Zeit zu sparen und dennoch kurzfristig passgenaue Dienstpläne erstellen zu können“, so Matthias Dörflein, stellvertretender Leiter Personaldisposition bei der APS.

Elektronische Personaleinsatzplanung verkürzt Reaktionszeiten
Die Wahl fiel auf die führende Dienstplan-Software der Interflex Datensysteme GmbH & Co.KG, die auf unterschiedliche Anforderungen und Branchen flexibel anpassbar und frei parametrierbar ist. Damit lässt sich der Wettbewerbsfaktor Zeit noch besser nutzen. So sind unter anderem Planungen von Multischichten möglich, in denen auch die Qualifikationen der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter eingeplant werden.

Drei Meilensteine der APS, also Einsatzbereiche des Personaldienstleisters, wie der Bereich Flugzeug- und Frachtabfertigung sowie der Bereich Passage sollten sich zu mindestens 80 Prozent mit dem neuen System bearbeiten lassen.

Der Schwierigkeitsgrad bei der Bearbeitung der Meilensteine wurde sukzessive erhöht. Die Implementierung erfolgte sieben Monate später parallel zu den Geschäftszeiten, ohne dass Kunden etwas von der Umstellung bemerkten. Dabei konnte ASP weiter seinem normalen Tagesgeschäft nachgehen. Gruppenweise wurden nun die Disponenten geschult sowie aus jedem Büro ein weiterer Mitarbeiter eingelernt. Auf diese Weise sollte jeder Arbeitsraum einen auf das neue System geschulten Mitarbeiter vorweisen können.

• Aktive Mitarbeiterbeteiligung am Planungsprozess
• Nachhaltige Kosteneinsparung bei administrativen Tätigkeiten
• Entlastung der Personalabteilung bei Routinearbeiten
• Datenzugriff jederzeit im Homeoffice oder am Arbeitsplatz
• Einfache, schnelle Erstellung eines Antrages (bspw. Urlaub)
• Ständiger Überblick über An- und Abwesenheiten der Kollegen und Mitarbeiter
• Keine Kopier- und Ablagearbeiten für Anträge erforderlich

Die ersten Erfolge waren innerhalb kürzester Zeit sichtbar. So konnte APS den Faktor Arbeitszeit besser nutzen und gleichzeitig die Zufriedenheit der eigenen Kunden sowie Mitarbeiter erhöhen. Zudem mussten trotz steigender Mitarbeiterzahl keine weiteren Disponentenstellen besetzt werden. Die Reaktionszeiten sind kürzer geworden und die Auswahl der bestellten Qualifikationen und des Volumens gelingt besser. Mit der Funktion des dynamischen Reportings lassen sich nun Krankenstand und andere Abwesenheitszeiten der Angestellten präzise und aktuell auswerten. Die Kombination der Daten und deren Analyse erfolgt übersichtlich, aussagekräftig und vor allem grafisch-visuell. Dabei werden beispielsweise mehrfarbige Balkendiagramme für Tagespläne und Kurvenverläufe für die Personalabdeckung eingesetzt. Die neue Lösung greift über Schnittstellen problemlos auf Stammdaten wie Lohnarten, Dienstplandaten oder Mitarbeiterinformationen zu. Später lassen sich die so aufbereiteten Kennzahlen in gängige Formate wie PDF oder Excel konvertieren und als Bericht ausdrucken. So läuft die Personaleinsatzplanung nun schneller, transparenter, genauer und damit auch gerechter.