Besuchermanagement & Zutrittskontrolle von Primion

So geht es auch heute noch für Unternehmen darum, nicht nur sämtliche Sicherheitsaspekte zu wahren, sondern als Gastgeber einen positiven, professionellen Gesamteindruck zu hinterlassen. Das Prinzip von Systemen wie Prime Visit ist dabei übersichtlich und eingängig und kann entweder alleinstehend genutzt oder mit funktionaler Zutrittskontrolle kombiniert werden. Je nachdem, ob Kunden oder Dienstleister das Unternehmen betreten, werden die unterschiedlichen Anforderungen wie beispielsweise definierte Zutrittsbereiche zu Besprechungs- oder Lagerräumen abgebildet. Abhängig von der Unternehmensgröße lässt sich das Besuchermanagement des Unternehmens individuell planen und einrichten. So automatisiert es als Besuchermanagement mit Workflow-Szenarien Routine-Aufgaben und vereinfacht dadurch wesentlich die betrieblichen Abläufe.

Bei im Vorfeld geplanten Besuchen wird eine E-Mail versendet, in welcher der Besucher seine Daten erfassen kann. In dieser Begrüßungsnachricht werden sämtliche terminrelevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Parkmöglichkeiten und Wegbeschreibung mitgeteilt. Nachdem die Kontaktdaten übermittelt wurden, erhält der Besucher einen QR-Code auf sein Handy und kurz vor dem Termin eine automatische Erinnerung. Aufseiten des Gastgebers wird das Meeting im Kalender inklusive sämtlicher benötigter Gästedaten hinterlegt. Der QR-Code wird bei Ankunft am Empfang eingescannt und der Besucherausweis mit den definierten Berechtigungen zur Zutrittskontrolle automatisch ausgedruckt. Parallel wird der entsprechende Mitarbeiter per E-Mail darüber informiert, dass sein Gast eingetroffen ist. Sofern der Workflow-Prozess auf die Gebäudeautomation ausgerichtet ist, werden nun sämtliche weitere Maßnahmen automatisch in die Wege geleitet: Der gebuchte Besprechungsraum wird geöffnet, Licht und Heizung beziehungsweise Klimaanlage eingeschaltet.

Die Speicherung bzw. Löschung der vom Besucher übermittelten Daten geschieht DSGVO-konform, so kann z.B. ein Zeitraum festgelegt werden, nach dessen Ablauf die Daten automatisch gelöscht werden, oder der Besucher kann diese bei Antritt seines Besuchs während des Check-in-Prozesses selbstständig löschen. Genauso wie im Voraus geplante Besuche, sind kurzfristige Spontanbesuche ohne vorherige Kontaktdatenerfassung dank Besuchermanagement problemlos möglich. Der Gast meldet sich entweder an einem sogenannten „Kiosk-Terminal“ oder durch den Scan der Visitenkarte im Unternehmen an – alles Weitere läuft auch hier automatisch.

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