Voll integriert

Brose ist der weltweit viertgrößte Automobilzulieferer in Familienbesitz. Rd. 26.000 Mitarbeiter an 62 Standorten in 23 Ländern erwirtschaften 6,3 Milliarden Euro Umsatz. Das Unternehmen entwickelt und produziert mechatronische Systeme für Fahrzeug-türen, Heckklappen und Sitze sowie Elektromotoren und Elektronik, u.a. für Lenkung, Bremsen, Getriebe und Motorkühlung. Rd. 80 Automobilmarken und über 40 Zulieferer stehen auf der Kundenliste. Das Unternehmen hat jetzt ein Zutritts- und Zeiterfas-sungssystem von Dormakaba eingeführt, das in das zentrale SAP-System integriert ist.

Zur Unternehmenssteuerung setzt Brose ein zentrales SAP-System ein. Für die Zutrittskontrolle und Zeiterfassung waren bisher unterschiedliche Systeme im Einsatz. Das in Deutschland eingesetzte System war veraltet. Anstatt die bestehende Lösung zu modernisieren, entschied man sich, den Anbieter zu wechseln und gruppenweit ein zentrales System für Zutritt und Zeiterfassung einzuführen. Gesucht wurde ein Partner, der global aufgestellt ist und dem rasanten Wachstum von Brose folgen kann. Ausgewählt wurde der Sicherheitsspezialist Dormakaba.

Da Brose ein stark von SAP geprägtes Unternehmen ist, schlug Dormakaba als Standardlösung die neue vollständig in SAP integrierte Lösung EACM vor, die direkt in das Org-Management (OM) von SAP integriert ist. Dabei werden die Zeiterfassung und der Zutritt direkt aus SAP HCM gesteuert. „Für uns passte diese Lösung gut, weil sie das SAP-Modul Organisationsmanagement nutzt, wir damit alles in unserem System haben und Schnittstellen zu Subsystemen entfallen. Die Verwaltung von Zutrittsrechten ist einfacher als in unserem vorigen dezentralen System“, erklärt Sandro Richter, verantwortlich als Projektleiter für den weltweiten Rollout des Systems.

Zutrittsrechte und -profile werden hier anhand von Organisationseinheit und Planstelle des Mitarbeiters im Unternehmen automatisiert vergeben. Wechselt ein Mitarbeiter die Abteilung, fängt neu an oder verlässt das Unternehmen, werden die Zutrittsberechtigungen automatisch angepasst. Für die EACM-Personalstammdaten wird die zentrale SAP-Datenbank verwendet. Ändern sich Zutrittsrechte, werden diese in Sekundenschnelle in jedem Zutrittsmanager an jedem Standort und an jedem Ort weltweit aktualisiert.

Ihre Arbeitszeiten erfassen die Brose Mitarbeiter an den Dormakaba-Terminals 9700 und 9600, an denen sie sich auch über ihre persönlichen aktuellen Zeitkonten informieren können. Das SAP Standardmodul „Personalzeitwirtschaft“ übernimmt alle an den Terminals erfassten Buchungsdaten und berechnet automatisch die unterschiedlichen Zeiten für jeden Mitarbeiter anhand der persönlichen hinterlegten Zeitmodelle.

Weltweite Migration

Mit der Entscheidung für EACM startete ein umfangreiches, weltweites Projekt, mit dem Ziel, die neue Lösung schrittweise an über 50 Standorten in 23 Ländern in Europa, Amerika und Asien einzuführen und dabei die komplette Bestandshardware zu Gunsten des flexiblen Systems auszutauschen. Das Projekt wurde sorgfältig vorbereitet. So wurden verbindlich Hardware-Konfigurationen und Verkabelungs-Standards festgelegt, die für alle Standorte weltweit gelten. Dann wurde ein Roll-Out Plan erstellt.

Zunächst startete man mit zwei Pilotinstallationen an den Standorten in Hallstadt und Bamberg. Hier zeigten sich durchaus Anfangs-schwierigkeiten, da die Technologie noch neu und Brose Pilotkunde war. So wurden einzelne Punkte optimiert, bis die Lösung stabil lief. Dann begann der Rollout mit der Umstellung an 13 Standorten in Deutschland, der Tschechischen Republik und in der Slowakei. Später folgten Standorte in den USA, Brasilien und Europa. „Hier haben wir eng mit den lokalen IT-, Instandhaltungs- und Personalabteilungen zusammengearbeitet, denn man kann nicht alles zentral von Coburg und Bamberg steuern“, erläutert Sandro Richter. Regional verantwortliche IT-Manager wurden an Pilotstandorten geschult, um mit diesem Wissen ihre Standorte auf die Migration vorzubereiten. An über 15 Standorten hat Brose die Installation und Konfiguration der Geräte komplett selbstständig durchgeführt. Das sparte Zeit und Geld und machte das Zutrittssystem zu einer lokalen Aufgabe.

Absicherung je nach Sicherheitskonzept

Jeder Standort wurde entsprechend den zentralen Vorgaben und Sicherheitsstandards abgesichert, die Außenhaut beispielsweise mit Drehkreuzen und Online-Lesern. Im Innern schützen Online-Leser IT-Serverräume, Büros, Rechenzentren, Produktions- und Ent-wicklungsbereiche sowie Labore vor unbefugtem Betreten. Für Serverräume wird eine Zwei-Faktorauthentifizierung über PIN-Eingabe verwendet. In den Eingangs- und Produktionsbereichen sind Zeiterfassungsterminals installiert, an denen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen. Um administrative Tätigkeiten in den Bereichen Personal und Sicherheit zu verringern, wurden Self-Services für die Vergabe von Zutrittsrechten eingeführt. Hierfür wurde von Brose ein „workflowgesteuerter Zutrittsantrag“ entwickelt. Damit können Brose-Mitarbeiter ihre Zutrittsrechte für andere Standorte selbst beantragen. In den letzten 1,5 Jahren wurden über dieses System bereits über 15.000 Anträge gestellt. „Durch die SAP-Integration konnten durch Eigenentwicklungen nützliche Zusatzfunktionen für den Werkschutz bereitgestellt werden“, betont Sandro Richter. Dazu gehört die Vergabe von Ersatzausweisen und das Sperren von Ausweisen über eine SAP-GUI-Oberfläche.

Alles in einem SAP-System

Bei der weltweiten Migration fühlt sich Brose von Dormakaba gut unterstützt. In gemeinsamen Workshops wurden technische Weiter-entwicklungen erarbeitet. So hat sich das Brose-Projektteam viel Wissen angeeignet, um im Roll-out-Prozess selbstständig voranzu-kommen. „Die Ablösung eines gewachsenen Bestandssystems im laufenden Betrieb ist herausfordernd“, betont Sandro Richter.“ Das ist uns auch dank der engen Zusammenarbeit mit Dormakaba ganz gut gelungen. Die Zeiterfassung sowie die Zutrittskontrolle sind jetzt komplett in unserem SAP-System integriert und sämtliche Schnittstellen entfallen. Alles greift ineinander, wir sind sehr zufrieden. Unsere hohen Erwartungen wurden erfüllt.“