Fremdfirmenmanagement in Phasen

Eintritt

Beim Eintrittsprozess eines Fremdfirmenmitarbeiters passiert in modernen Unternehmen wesentlich mehr, als die reine Arbeitseinweisung in der Fachabteilung. Bis der Mitarbeiter – bzw. der Fremdfirmenmitarbeiter – produktiv arbeiten kann, müssen eine ganze Reihe von Fragen beantwortet sein und Aufgaben erledigt werden: Wie soll seine Arbeitszeit in der Zeiterfassung abgebildet werden? Wurde er bereits im Dienstplanprogramm erfasst? Muss der Mitarbeiter eine Schulung bekommen? Auf welche Daten im Firmennetz soll er Zugriff haben? Hat er schon seine Arbeitskleidung zugeteilt bekommen? Soll er mit seinem Firmenausweis in der Kantine bezahlen dürfen? Welche benötigten Gegenstände werden ihm für seine Arbeit überlassen? Doch damit oft nicht genug: So richtig komplex wird der Eintrittsprozess in dem Moment, wenn die Arbeitsstelle verschiedenen Kostenträgern zuzuordnen ist oder gar von einer Drittstelle bezahlt wird. In der gängigen Unternehmenspraxis sind an diesem Prozess viele Mitarbeiter beteiligt – somit kann viel schief gehen auf dem Weg durch weit verzweigte Kommunikationsabläufe. Kommen Krankheit, Versäumnis, technische Schwierigkeiten hinzu, dauert es Wochen, bis ein Mitarbeiter voll produktiv arbeiten kann.

Aktive Arbeitszeit

Ist der Fremdfirmenmitarbeiter in den Systemen angelegt und hat alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung, gilt es ihm für die Dauer seiner Beauftragung entsprechenden Zutritt zu den Firmenräumlichkeiten zu geben. Für die produktive Arbeitszeit muss für Fremdfirmenmitarbeiter nun sichergestellt sein, dass über die Zutrittssteuerung Zugang zu allen relevanten Arbeitsbereichen gewährleistet ist. Je nach Projekt- oder Abteilungszugehörigkeit kann sich dies von Zeit zu Zeit ändern. Hier muss den Fremdfirmenmitarbeitern gleich den eigenen Mitarbeitern entsprechender Zutritt zugewiesen werden können.

Austritt

Letztendlich steht die Optimierung der Sicherheit im Unternehmen an oberster Stelle - besonders, wenn Dritte im Spiel sind, wie Besucher und Fremdfirmenmitarbeiter. Immer noch gibt es Firmen, deren Aufwand sich, gerade bei Mitarbeitern die nur drei bis vier Monate im Unternehmen sind, in Grenzen hält. Doch besonders hier sind sicherheitsrelevante Aspekte zu regeln: Wurden alle Zugänge zum Firmennetz gesperrt? Hat der Mitarbeiter alle Schlüssel zurückgegeben? Sind geliehene Gegenstände wieder im Besitz der Firma? Fast noch wichtiger ist die Frage nach dem Grund des Verlassens.

Denn ist der scheidende Fremdfirmenmitarbeiter eine Persona non grata, muss dies festgehalten werden und eventuell via Werksverbot sichergestellt sein, dass ein erneuter Zugang aufs Gelände nicht möglich ist. Damit werden Sicherheitslücken in Unternehmen geschlossen, die so für die eigenen Mitarbeiter nicht bestehen, für Besucher und Fremdfirmenmitarbeiter jedoch weitgehend ungelöst sind.