Digitales Diktieren Effizientes Patienten-Informations-Management

Bereits seit 1995 wurde in der Abteilung Herz- und Gefäßchirurgie erfolgreich mit dem ersten digitalen Diktiersystem GDV von Grundig Business Systems (GBS) gearbeitet. Aufgrund der Umstellung auf eine aktuelle PC-Generation suchte die Klinik nach einer neuen Lösung zum digitalen Diktieren, die es ermöglicht, den bisherigen Workflow effizienter und komfortabler abzubilden sowie die Integration einer Spracherkennung erlaubt.

Die Universitätsklinik Schleswig Holstein ist das einzige Krankenhaus der Maximalversorgung in Schleswig-Holstein und gewährleistet an 51 Kliniken und 26 Instituten mit den medizinischen Fakultäten in Kiel und Lübeck die universitäre medizinische Forschung und Lehre im Lande. Jährlich werden in den Klinik-Abteilungen insgesamt etwa 138.000 Patienten ambulant und 45.000 stationär oder teilstationär behandelt. Um den bisherigen Standard in der Bearbeitung von Patientenentlassungen und Operationsberichten nicht nur zu halten, sondern weiter auszubauen, entschied sich das UKSH Kiel für Lösungen von GBS: das DigtaProMic 840 USB für die Sprachaufzeichnung als DigtaProfessional Solution in Verbindung mit der Diktiersoftware DigtaProfessional sowie die DigtaSoundbox 820 USB als DigtaOffice Solution mit der Applikation DigtaOffice für den Wiedergabeplatz.

Mit der leicht zu installierenden Software, einer sehr hohen Klangqualität, integrierter Maussteuerung und der leichten Handhabung entsprachen diese Produkte genau den Bedürfnissen der Klinik. Wir haben uns verschiedene Lösungen für die Texteingabe in unser bestehendes Qualitäts-Informations-Management-System QIMS angesehen. Die Lösung von GBS hat uns mit seinem funktionalen Design und der effizienten, ausbaufähigen Lösung sofort begeistert, so Markus Ernst, Leiter IT und medizinisches Controlling des Zentrums Operative Medizin des UKSH.

Workflow digital organisiert

Durch einen einfachen Knopfdruck im QIMS Diktat wird das Programm DigtaProfessional geöffnet und der benötigte Text kann nun aufgesprochen werden. Bei diesem Vorgang wird automatisch der Dateiname vergeben. Dabei sind die einzelnen Diktierparameter im Programm bereits hinterlegt. Muss ein neuer Brief oder Operationsbericht erstellt werden, öffnet der Diktierende das zugehörige Formular auf der Eingabemaske des entsprechenden Patienten. Nach Beendigung des Diktats kann der Diktierende entscheiden, ob der Bericht vollständig ist oder ob noch weitere Informationen ergänzt werden müssen. Im Fall der Vollständigkeit erscheint das Diktat im QIMS in einer gesonderten Arbeitsliste als zu schreibendes Objekt.

Der Workflow wird somit angestoßen. QIMS öffnet bei Aufruf des Objektes am Schreibplatz automatisch eine Word-Vorlage mit dem zugehörigen Dokument. So kann reibungslos in den nächsten Arbeitsschritt übergegangen und die Entlassung oder Verlegung des Patienten zügig vorbereitet werden.

Die Thematik der DigtaSoft Einzellizenzen für jeden Arbeitsplatz wurde durch eine so genannte Goldlizenz (eine spezielle Unternehmenslizenz für Großinstallationen) gelöst. Hierbei handelt es sich ähnlich wie bei Microsoft um die Vergabe eines personalisierten Lizenzschlüssels für alle im Unternehmen installierten Applikationen. Hierdurch konnte die Installation von etwa 100 Arbeitsplätzen rasch und unkompliziert umgesetzt werden.

Fazit

Der Diktatplatz DigtaProfessional Solution und der Schreibplatz DigtaOffice Solution konnten gut in das bestehende System der Klinik integriert werden. Durch das komprimierende File-Format .dss wurde der beanspruchte Speicherplatz um ein Fünftel im Vergleich zur Vorgängerlösung reduziert. Die genutzte PC-Software DigtaSoft mit der Diktatplatz-Applikation DigtaProfessional und der Schreibplatz-Applikation DigtaOffice ermöglichen zudem die Auflistung der Diktate nach Art, Gruppe, Schreibtermin, Priorität sowie Schreibkraft und unterstützen damit den effizienten Workflow. Sowohl beim Diktiermikrofon DigtaProMic 840 USB als auch bei der Schreibplatzlösung mit der DigtaSoundbox 820 USB bewährten sich die integrierten Soundkarten. Diese gewährleisten höchste Aufnahme- und Wiedergabequalität auch im hektischen Klinikalltag. Alle gängigen Spracherkennungssysteme können das verwendete Format problemlos nutzen.